E-Rechnung im B2B-Bereich: Was Geschäftskunden unseres Malerbetriebs jetzt wissen sollten

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen im strukturierten Format. Viele Unternehmen fragen sich nun, was genau das bedeutet, wie lange noch klassische PDFs zulässig sind und welche Formate künftig erforderlich sind. Die wichtigsten Antworten für Geschäftskunden haben wir hier zusammengefasst.

Seit dem 1. Januar 2025 ist elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich gesetzlich verankert. Damit ändert sich die Art und Weise, wie Rechnungen zwischen Unternehmen übermittelt, empfangen und verarbeitet werden. Auch wir stellen unsere Prozesse entsprechend um. Für unsere Geschäftskunden ergeben sich daraus neue Anforderungen. Gleichzeitig entstehen konkrete Vorteile.
Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn?
Die E-Rechnung ist keine PDF-Datei und auch keine digitalisierte Papierrechnung. Es handelt sich um ein strukturiertes elektronisches Format, das alle relevanten Rechnungsdaten maschinenlesbar bereitstellt. Anerkannt sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X, die auf der EU-Norm EN 16931 basieren. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Weiterverarbeitung. Dazu zählen zum Beispiel die Buchhaltung oder digitale Zahlungsfreigaben.
Gesetzliche Grundlage: Was gilt seit 2025?
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung im unternehmerischen Geschäftsverkehr verbindlich eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt:

• Empfangspflicht: Alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Übergangsphase für den Versand: Bis 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin als PDF oder Papier übermittelt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
• Pflicht zur E-Rechnungsstellung:
  Ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz.
  Ab 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen.

Ausnahmen von der Regelung
Einige Rechnungen bleiben von der Pflicht ausgenommen. Dazu zählen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG
• Rechnungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG

Diese dürfen weiterhin in klassischen Formaten übermittelt werden.

Relevanz für Geschäftskunden im Handwerk
Für Geschäftskunden, die regelmäßig Leistungen bei Handwerkern beauftragen, ändert sich die Rechnungsstellung schrittweise. In der Übergangszeit können Rechnungen noch als PDF oder in Papierform akzeptiert werden. Das gilt allerdings nur, wenn der Empfänger dem ausdrücklich zustimmt. Ab 2028 ist die strukturierte E-Rechnung im Regelfall verbindlich.

Vorteile strukturierter Rechnungen:

• Weniger Tippfehler durch automatische Verarbeitung
• Schnellere Zahlungsfreigaben
• Geringerer Aufwand in der Buchhaltung
• Bessere Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Archivierung
• Weniger Papierverbrauch durch digitale Abläufe

Technische Voraussetzungen: Was Unternehmen benötigen
Um strukturierte E-Rechnungen korrekt zu empfangen und zu verarbeiten, reichen oft schon gängige Buchhaltungsprogramme oder cloudbasierte Portale. Wichtig ist, dass die eingesetzte Lösung die Formate XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X unterstützt. Viele Handwerksbetriebe verwenden bereits branchenspezifische Softwarelösungen, um Angebote, Aufträge und Rechnungen digital zu verwalten.

Sofort-Check: Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?
Prüfen Sie in drei einfachen Schritten:

1. Software-Version: Unterstützt Ihre Buchhaltung strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD?
2. Test-E-Mail: Können Sie eine E-Rechnung testweise empfangen oder auslesen?
3. Steuerberater kontaktieren: Gibt es Handlungsbedarf bei Format, Ablage oder Fristen?

Umsetzung bei uns
Wir stellen die eigene Rechnungsstellung auf strukturierte Formate um. Geschäftskunden können angeben, ob sie Rechnungen als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format erhalten möchten. Die gesetzlichen Vorgaben werden eingehalten. Damit ist eine digitale Verarbeitung auf Kundenseite problemlos möglich.
Übersicht: E-Rechnungs-Pflichten und Ausnahmen